„Was kostet uns das?“ — das ist die erste Frage, die jeder Geschäftsführer zum digitalen Produktpass stellt. Und die meisten Anbieter antworten darauf: „Fordern Sie ein individuelles Angebot an.“ Wir machen es anders: In diesem Artikel antworten wir mit Zahlen. Wir zeigen Ihnen, was das erste Jahr kostet, wie hoch die laufenden Kosten sind, wie sich die einzelnen Posten zusammensetzen — und warum nicht die Software der größte Kostenblock ist, sondern etwas, das weit weniger Aufmerksamkeit bekommt.
Warum ist ein Preis so schwer zu finden?
Wer nach „digitaler Produktpass Preis“ sucht, findet zweierlei: Marketingseiten ohne konkrete Zahlen und Studien mit einer wirklich atemberaubenden Spannweite. Das ist kein Zufall. Die Kosten-Nutzen-Studie des EU-Projekts CIRPASS aus dem Jahr 2024, die sich speziell mit KMU befasst, sagt es offen: DPP-Anbieter veröffentlichen aus geschäftlichen Gründen nur ungern Zahlen — und zum Teil kennen sie sie selbst noch nicht genau, weil einige delegierte Rechtsakte (die produktgruppenspezifischen Detailregeln) noch nicht final sind.
Und die Spannweite ist tatsächlich enorm: Je nach Studie und Produkt nennt die Literatur anfängliche Umsetzungskosten von wenigen tausend Euro bis zu mehreren hunderttausend Euro. Auf den ersten Blick wirkt das unbrauchbar weit gefasst — allerdings nur so lange, bis man eine Manufakturmarke mit 12 Produkten mit einem Großunternehmen vergleicht, das Tausende SKUs führt und eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Lieferkette aufbaut. Das ist nicht dieselbe Aufgabe, also hat es auch nicht denselben Preis. Die gute Nachricht: Der Bereich für KMU ist deutlich enger und deutlich freundlicher, als die abschreckenden Spitzenwerte vermuten lassen. Schlüsseln wir es auf.
Die vier Bestandteile der DPP-Kosten
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens setzen sich die Gesamtkosten immer aus denselben vier Posten zusammen. Wer nur auf den Abonnementpreis der Software schaut, sieht die kleinere Hälfte der Rechnung.
| Kostenposten | Was er umfasst | Typische Größenordnung (KMU) | Einmalig oder laufend? |
|---|---|---|---|
| 1. Software / Plattform | Abonnement der DPP-Plattform oder QR-basierte Gebühr, Hosting, Erzeugung des Datenträgers (QR) | am Markt ca. 20–520 €/Monat; Einstiegstarife sogar kostenlos | laufend |
| 2. Datenerhebung (interne Arbeitsstunden) | Produktdaten zusammentragen, Lieferantendaten anfordern, Datenbereinigung, Hochladen | 10–40+ Arbeitsstunden je Produktfamilie in der ersten Runde | überwiegend einmalig, danach Pflege |
| 3. Messung, Zertifizierung (wo erforderlich) | LCA / Berechnung des CO₂-Fußabdrucks, Labortests, Zertifikate — nur dort, wo die Verordnung es verlangt | ca. 1.000–3.000 € bei datenbankgestützten Schätzungen; eine vollständige LCA kostet mehr | einmalig + regelmäßige Aktualisierung |
| 4. Pflege | Neue Produkte anlegen, Daten aktualisieren, Lieferantenwechsel nachziehen, Versionsverfolgung | rund 40–50 % der Kosten des ersten Jahres pro Jahr | laufend |
Und hier kommt die zentrale Erkenntnis, die in den meisten Angeboten fehlt: Der größte Posten ist typischerweise nicht Nummer 1, sondern Nummer 2 — die Arbeitsstunden Ihrer eigenen Kolleginnen und Kollegen, die Daten aus dem ERP, aus Excel-Tabellen, Lieferanten-E-Mails und Zertifikats-PDFs zusammensuchen. Die Softwarepreise drückt der Wettbewerb nach unten; die Kosten der Datenerhebung hängen dagegen davon ab, wie gut Ihre Daten heute organisiert sind. Deshalb können zwei gleich große Unternehmen bei den tatsächlichen Umsetzungskosten um das 3- bis 4-Fache auseinanderliegen — auf ein und derselben Plattform.
Realistische Spannen nach Unternehmensgröße
Die folgende Tabelle ist eine vorsichtige Schätzung in Spannen, zusammengestellt aus Marktquellen (der qualitativen Analyse der CIRPASS-KMU-Studie sowie Anbieter-Marktrecherchen wie den Kostenaufstellungen von Renoon und PassportCraft). Sie ist kein Angebot — aber ein guter Anhaltspunkt für die Beurteilung, ob ein Angebot, das Sie erhalten, realistisch ist.
| Unternehmensgröße | Erstes Jahr (Umsetzung + Betrieb) | Folgejahre | Was treibt die Kosten? |
|---|---|---|---|
| Kleinst- / Kleinmarke (<100 SKUs) | ca. 2.500–10.000 € | ca. 1.000–5.000 €/Jahr | manuelle Datenerhebung, einfache Plattform, wenige Lieferanten |
| Mittelständisches Unternehmen (mehrere hundert SKUs, mehrere Lieferantenstufen) | typischerweise im Bereich von ca. 15.000–70.000 €/Jahr | die untere Hälfte der Spanne, sobald die Prozesse etabliert sind | ERP-/Webshop-Integration, Lieferantendatenkette, Messungen |
| Großunternehmen (Tausende SKUs, Verfolgung auf Chargen-/Stückebene) | von Zehntausenden bis in die Hunderttausende | im Einzelfall zu bewerten | Systemintegration, LCA-Programm, mehrere Standorte |
Am Markt begegnen Ihnen zwei Preismodelle: das SaaS-Abonnement (Monats- oder Jahresgebühr, meist gestaffelt nach SKU- oder Passanzahl) und die Stückgebühr (typischerweise 0,50–2 € je ausgestelltem Pass bzw. QR). Bei kleiner SKU-Anzahl ist das Abonnement fast immer die bessere Wahl; bei sehr hohen Stückzahlen mit einfachem Dateninhalt kann die Stückgebühr konkurrenzfähig sein. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihren eigenen Mengen durch, bevor Sie unterschreiben.
Eine wichtige, dauerhaft gültige Fußnote: Der genaue Datenumfang wird je Produktgruppe in den delegierten Rechtsakten festgelegt — bei Batterien steht er bereits fest (der Batteriepass wird ab dem 18. Februar 2027 verpflichtend), während für Textilien und weitere ESPR-Kategorien die Detailregeln noch erarbeitet werden. Die Fristen haben wir hier ausführlich behandelt. Solange ein delegierter Rechtsakt nicht final ist, ist der Posten Messung (Nummer 3) der unsicherste — die anderen drei lassen sich schon heute gut planen.
Warum kostet der erste Pass mehr als die übrigen?
Die Markterfahrung zeigt: Der Pass für das erste Produkt kostet 3- bis 5-mal so viel wie die darauffolgenden. Das ist kein Anbietertrick, sondern logisch: In der ersten Runde zahlen Sie das gesamte „Lehrgeld“, das danach immer wieder genutzt wird:
- Datenvorlage: Sie müssen nur einmal klären, welche Felder Sie brauchen, woher die Daten kommen und wer zuständig ist — beim zweiten Produkt ist das bereits ein fertiges Rezept.
- Lieferantenkanäle: Die erste Datenanfrage an einen Lieferanten ist holprig; bei der zweiten weiß er bereits, was Sie in welchem Format erwarten. (Es lohnt sich, das bewusst aufzubauen — genau darum geht es in unserem Artikel zur Erhebung von Lieferantendaten.)
- Interner Prozess: Wer lädt hoch, wer gibt frei, wann wird aktualisiert — beim ersten Produkt bauen Sie einen Prozess auf, bei den übrigen führen Sie ihn nur noch aus.
- Messmethodik: Wenn Sie einen CO₂-Fußabdruck berechnen, ist die Wahl der Methodik und der Datenquellen einmalige Arbeit; bei weiteren Produkten wenden Sie sie einfach an.
Die praktische Konsequenz: Rechnen Sie die Kosten des ersten Produkts nicht gedanklich auf Ihr gesamtes Sortiment hoch, sonst entsteht ein verzerrtes Bild. Und umgekehrt: Wenn ein Angebot linear je Produkt kalkuliert, fragen Sie nach, warum die Stückkosten mit der Menge nicht sinken.
Die Falle der „kostenlosen“ Open Source
Früher oder später sagt jemand im Unternehmen: „Aber es gibt doch Open-Source-Referenzimplementierungen für den DPP — die sind kostenlos.“ Das ist eine halbe Wahrheit. Der Code ist tatsächlich kostenlos — aber ihn produktiv, sicher und gepflegt zu betreiben, ist Entwicklungsarbeit: Hosting, Zugriffsverwaltung, Anpassung des Datenmodells, QR-/GS1-Integration, Schritthalten mit den sich entwickelnden Standards, Betrieb. Branchenschätzungen beziffern den Weg von einer Referenzimplementierung zur produktionsreifen Lösung typischerweise auf 50.000–200.000 € an Entwicklungs- und Betriebsaufwand — das ist also das Spielfeld von Großunternehmen mit eigenem Entwicklungsteam, nicht das von KMU. „Kostenlos“ heißt hier: Die Lizenz ist kostenlos, das funktionierende System nicht.
Wie Sie die Kosten senken — fünf praktische Schritte
- Beginnen Sie mit den Daten, die Sie bereits haben. In den meisten Unternehmen existieren 60–70 % der Daten, die ein DPP verlangt, bereits — sie liegen nur verstreut im ERP, in technischen Datenblättern, Zertifikaten und Lieferantenerklärungen. Der erste Schritt ist keine Datenerzeugung, sondern eine Bestandsaufnahme der Daten. (Unsere Checkliste zur Vorbereitung ist ein guter Ausgangspunkt.)
- Erhöhen Sie die Granularität schrittweise. Sie brauchen nicht sofort Pässe auf Stückebene: Beginnen Sie auf Modellebene (ein Pass je Produkttyp) und gehen Sie nur dort auf Chargen- oder Stückebene über, wo die Verordnung oder der geschäftliche Nutzen es rechtfertigt. Über die Unterschiede zwischen den Ebenen lesen Sie im Artikel Anatomie eines Produktpasses.
- Strukturieren Sie Ihre Datenanfragen an Lieferanten. Per E-Mail hin- und hergeschickte Excel-Dateien sind die teuerste Methode der Datenerhebung überhaupt. Eine formularbasierte Anfrage über einen Link nimmt einen erheblichen Teil der Personalkosten heraus.
- Zahlen Sie nicht im Voraus für Unsicherheit. Wo der delegierte Rechtsakt noch nicht final ist, lohnt es sich, die genaue Anforderung abzuwarten, bevor Sie teure Messposten (eine vollständige LCA) beauftragen — der Aufbau Ihrer Datenbasis zahlt sich dagegen schon heute aus.
- Rechnen Sie in TCO, nicht in Lizenzgebühren. Die eigentliche Frage hinter Ihrer Entscheidung lautet: Wie viel Geld plus interne Arbeitsstunden geben Sie über drei Jahre insgesamt aus? Eine günstigere Plattform, die mehr Handarbeit bei Ihnen lässt, kann am Ende teurer sein.
Beratung, Eigenentwicklung oder SaaS?
Es gibt drei Wege, und jeder hat seine Berechtigung — nur nicht bei derselben Unternehmensgröße:
- Beratung + Individualprojekt: lohnt sich, wenn Ihre Lieferkette sehr komplex ist und Sie den DPP über eine tiefe Systemintegration an Ihr ERP/PLM anbinden. Die Preise hängen vom Projekt ab und beginnen typischerweise am oberen Ende der Spanne für den Mittelstand. Für ein KMU ist das oft mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
- Eigenentwicklung / Open Source: siehe oben — eine Größenordnung von 50.000–200.000 € plus laufende Entwicklerkapazität. Sinnvoll ist das, wenn Sie den DPP nicht als Compliance-Aufgabe behandeln, sondern zu einem strategischen, differenzierenden Produkt machen wollen.
- SaaS-Plattform: Für die große Mehrheit der KMU ist das der kosteneffiziente Weg: eine planbare Monatsgebühr, keinerlei Entwicklung, und das Nachführen der Standards (GS1, Formate) ist Sache des Anbieters — Veridyn ist auf das Register vorbereitet und bindet sich an, sobald das Register die Herstellerregistrierung annimmt. Bei Ihnen bleibt nur die Arbeit, die niemand sonst leisten kann: Ihre Daten.
Wenn Sie noch bei den Grundlagen stehen: Der Artikel Was ist ein DPP? ordnet das Bild in fünf Minuten — danach fügt sich diese Rechnung deutlich leichter zusammen.
Wie hilft Veridyn?
Veridyn baut genau auf der Erkenntnis auf, dass die tatsächlichen Kosten eines KMU in der Datenarbeit liegen, nicht in der Software — deshalb sparen wir Ihnen dort Zeit, wo sie am meisten kostet:
- Editor für Kategorieschemata ohne Programmierung: Das „Lehrgeld“ für den Aufbau der Datenvorlagen haben wir bereits bezahlt — Sie füllen fertige Schemata aus, die sich an den aktuellen Verordnungsentwürfen orientieren — und wir aktualisieren sie, sobald die delegierten Rechtsakte final vorliegen — sodass auch Ihr erster Pass nicht das 3- bis 5-Fache kostet.
- Lieferantenportal über einen Link ohne Anmeldung: Es ersetzt den teuersten Posten — das Hinterherlaufen hinter Lieferantendaten — durch eine strukturierte Anfrage.
- Modell-, Chargen- und Stückpässe + QR und GS1 Digital Link: Das System unterstützt die oben beschriebene Strategie des schrittweisen Ausbaus von Haus aus — Sie wechseln die Ebene, wenn es sich lohnt.
- Öffentliche Pässe in 24 EU-Sprachen, Versionshistorie, Dokumenten-Upload, REST API: Das hält den Posten Pflege (Nummer 4) niedrig — die Entwickler-API ist ab dem Tarif Pro aufwärts verfügbar, ohne gesonderte Integrationsgebühr.
- Kostenloser Einstiegstarif, transparente Preise: Bei uns müssen Sie kein Angebot anfordern — die Tarife stehen öffentlich auf unserer Preisseite, und die Einstiegsstufe ist kostenlos. Bevor Sie etwas bezahlen, sehen Sie sich die Live-Demo an.
Am Ende hängen Ihre konkreten Kosten von einer einzigen Sache ab: davon, wie weit Ihre Daten vorbereitet sind. Das finden Sie in einer Minute heraus — der kostenlose DPP-Bereitschaftstest zeigt Ihnen, wie viel Arbeit noch vor Ihnen liegt und wo Sie beginnen sollten. Und sobald Sie das Bild vor sich haben, können Sie nach der Registrierung Ihren ersten Pass noch heute zusammenstellen — ohne etwas zu bezahlen.