Adatfeldolgozási megállapodás
Ez a lap a Szolgáltató és a Felhasználó közötti adatfeldolgozási megállapodás tartalmát rögzíti. A Felhasználó a Szolgáltatás igénybevételével elfogadja. Ha a Felhasználónak saját, aláírt adatfeldolgozási szerződésre van szüksége, kérje a kapcsolati űrlapon — a tartalom ugyanez lesz.
1. A felek és a jogállás
A Szolgáltató jogállása kettős, és ezt fontos szétválasztani:
- Adatkezelő a saját ügyfél-adataira: a fiók adataira, a számlázásra, a kapcsolatfelvételre, a belépési kísérletek naplójára és a hírlevél-jellegű megkeresésekre. Ezekre az Adatvédelmi tájékoztató vonatkozik.
- Adatfeldolgozó mindenre, amit a Felhasználó visz fel vagy amire utasítást ad: a termékútlevél adataira (ha azokban személyes adat van, például a gazdasági szereplő kapcsolattartója), a feltöltött dokumentumokra, a beszállítói elérhetőségekre, a meghívott munkatársak adataira, a kimenő értesítésekre és a hozzáférési linkekre. Ezekre ez a megállapodás vonatkozik. Ilyenkor az adatkezelő a Felhasználó.
2. A feldolgozás tárgya, célja és időtartama
Tárgy és cél: az EU digitális termékútlevél előállítása, közzététele, gépi elérhetővé tétele és életciklusának kezelése a Felhasználó megbízásából. Időtartam: a Felhasználó fiókjának fennállása. A fiók megszüntetése után a belső adatot 30 napig őrizzük (export és meggondolás céljából), majd véglegesen töröljük; a nyilvános útlevél a megszüntetés pillanatában elérhetetlenné válik.
3. A feldolgozott adatok és az érintettek köre
| Adatkör | Érintettek | Feldolgozási művelet |
|---|---|---|
| Termékútlevél-adat, benne a gazdasági szereplő neve, címe, e-mailje | A Felhasználó és beszállítói képviselői, kapcsolattartói | Tárolás, verziózás (a korábbi verziók megőrzése), közzététel, gépi kiadás, export |
| Feltöltött dokumentumok (PDF, kép) és a bennük lévő adat | Bárki, akinek adata a dokumentumban szerepel — ezt a Felhasználó ismeri, a Szolgáltató nem | Tárolás a weben közvetlenül nem elérhető tárban, kiszolgálás hozzáférés-ellenőrzés után |
| Beszállítói név és e-mail-cím, a bekérés tartalma | A Felhasználó beszállítói és azok munkatársai | Tárolás, e-mail küldése a Szolgáltató rendszeréből a Felhasználó utasítására, a beküldött adat beolvasztása |
| Meghívott munkatársak neve, e-mailje, szerepe, jogosultságai | A Felhasználó munkavállalói és megbízottai | Tárolás, hitelesítés, jogosultság-ellenőrzés, meghívó-levél küldése |
| Kimenő értesítések tartalma és a kézbesítési napló | Mindenki, akinek adata az útlevélben szerepel | Továbbítás a Felhasználó által megadott HTTPS-végpontra, újrapróbálkozás, naplózás |
| Hozzáférési linkek és felhasználásuk naplója | A link címzettjei (hatóság, jogos érdekű fél) | Token előállítása, hozzáférés-ellenőrzés, a felhasználás számának és idejének rögzítése |
| Beolvasás-analitika: időbélyeg, IP-lenyomat, ország, eszköz-kategória | A termékútlevelet beolvasó vásárlók | Pszeudonimizálás (IP-prefix, havonta rotált só), összesítés, automatikus törlés 24 hónap után |
A Szolgáltató nem kezel a GDPR 9. cikke szerinti különös kategóriába tartozó adatot, és nem is kér ilyet. Ha a Felhasználó ilyen adatot visz fel (például egy feltöltött dokumentumban), azt a saját felelősségére és jogalapjára teszi, és erről a Szolgáltatót előzetesen tájékoztatnia kell.
4. A Szolgáltató kötelezettségei
- Kizárólag utasításra: a Szolgáltató a személyes adatot csak a Felhasználó utasítására és e megállapodás keretében dolgozza fel. Ha a Szolgáltató úgy ítéli meg, hogy egy utasítás jogszabályt sért, erről haladéktalanul értesíti a Felhasználót, és az utasítás teljesítését felfüggesztheti.
- Titoktartás: a Szolgáltató biztosítja, hogy az adathoz hozzáférő munkatársai titoktartási kötelezettség alatt állnak, és csak a feladatuk ellátásához szükséges mértékben férnek hozzá. A fiókba történő belépést módosíthatatlan naplóba vezetjük, és a napló a Felhasználó számára is megtekinthető a Beállításokban.
- Segítségnyújtás: a Szolgáltató a rendelkezésére álló eszközökkel segíti a Felhasználót az érintetti kérelmek teljesítésében, az adatvédelmi hatásvizsgálatban és a hatósági megkeresések megválaszolásában. Az adat exportálható abban az alakban, ahogy bevitték.
- Törlés és visszaadás: a szerződés megszűnésekor a Szolgáltató a személyes adatot a 2. pontban írt határidővel törli. Két kivétel van, és ezeket kimondjuk: a termékútlevél verzió-történetét és a fiókba történő belépések naplóját az automatikus takarítás nem érinti — az előbbi a „mit publikáltál és mikor" bizonyítéka, az utóbbi az elszámoltathatóság nyoma. Ezek a fiók törlésével együtt szűnnek meg.
5. Technikai és szervezési intézkedések
Az alábbi intézkedések a rendszer tényleges működését írják le, nem szándékot:
- Jelszavak: kizárólag egyirányú, sózott lenyomatként tároljuk; a nyílt jelszót a Szolgáltató nem ismeri és nem tudja visszaállítani.
- Bérlő-szintű elkülönítés: minden lekérdezés a fiók azonosítójára szűr. Ezt automata próbák ellenőrzik: egy fiók a másik fiók azonosítóival sem olvasni, sem írni nem tud.
- Dokumentum-tár: a feltöltött fájlok a webről közvetlenül nem elérhető könyvtárban állnak; kiszolgálás csak hozzáférés-ellenőrzés után. A fájl típusát a tartalomból állapítjuk meg, nem a fájlnévből, és a tárolt kiterjesztés a felismert típusból származik.
- Rétegzett hozzáférés: a nem nyilvános mezők és dokumentumok csak a megfelelő szintű hozzáféréssel láthatók. A szűkebb szintű hozzáférés nem nyitja meg a szigorúbb szintet — ezt szintén automata próba ellenőrzi.
- Beolvasás-analitika minimalizálása: IP-címet nem tárolunk. A pszeudonim az IP-prefixből (IPv4 /24, IPv6 /64) képzett lenyomat, havonta rotált sóval — így a hosszú távú összekapcsolás nem lehetséges. Ha a só nincs beállítva, a rendszer inkább nem tárol pszeudonimot, mint hogy visszafejthető adatot írjon.
- Sértetlenség: minden közzétett verzió kriptográfiai lenyomattal zárt, és a lenyomatok láncot képeznek — egy utólagos, észrevétlen módosítás kimutatható.
- Visszaélés-korlátozás: a belépési kísérleteket korlátozzuk, a gépi felületet kérés-korlát védi, és a munkamenet jelszó-változtatáskor érvénytelenné válik.
- Teszt-környezet: a Felhasználó teszt-fiókja (sandbox) nem küld kimenő hívást — sem e-mailt, sem értesítést —, így a próbálkozás nem érint harmadik felet.
6. További adatfeldolgozók (alvállalkozók)
A Felhasználó általános felhatalmazást ad az alábbi alvállalkozók igénybevételére. A Szolgáltató mindegyikkel a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződést tart fenn, és értük úgy felel, mint a saját teljesítéséért.
| Alvállalkozó | Mit végez | Hol |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Tárhely és kiszolgáló | Németország (EU) |
| Cloudflare, Inc. | DNS, gyorsítótárazás, támadás-szűrés (a forgalom áthalad rajta) | USA — EU-s szabványos szerződési feltételekkel |
| smtp2go (Help Monkey Limited) | Tranzakciós e-mail (üdvözlő, jelszó-visszaállítás, beszállítói megkeresés, csapat-meghívó) | EU-s kézbesítő kiszolgáló |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Előfizetés és fizetés. Kártyaadatot a Szolgáltató nem lát és nem tárol. | Írország (EU); anyacég: USA |
| A Felhasználó saját értesítési végpontja | Ide a Szolgáltató a Felhasználó utasítására továbbít adatot. Ezt a címzettet a Felhasználó választja, ezért érte a Szolgáltató nem tud felelősséget vállalni. | Ahol a Felhasználó üzemelteti |
Változás esetén a Szolgáltató a tervezett új vagy cserélt alvállalkozóról előre értesíti a Felhasználót ezen a lapon és a fiókjához megadott e-mail-címen. Ha a Felhasználó a változással szemben ellenvetést emel, a szerződést a változás hatálybalépéséig felmondhatja.
7. Adatvédelmi incidens
A Szolgáltató az általa észlelt adatvédelmi incidensről a Felhasználót indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb az észleléstől számított 48 órán belül értesíti, és megadja mindazt, amit tud: mi történt, mely adatkörök és várhatóan hány érintett érintett, milyen következménnyel, és milyen intézkedést tettünk. A hatósági bejelentés az adatkezelő Felhasználó kötelezettsége; ehhez a Szolgáltató a rendelkezésére álló naplókkal és adatokkal segít. A rendszer naplói (belépés-napló, kézbesítési napló, verzió-történet) ezt a rekonstrukciót támogatják.
8. Ellenőrzés és auditjog
A Felhasználó jogosult meggyőződni arról, hogy a Szolgáltató teljesíti e megállapodást. Ennek rendes módja a dokumentált tájékoztatás: kérésre megadjuk a technikai és szervezési intézkedések leírását, az alvállalkozók listáját és a vonatkozó naplókivonatokat. Helyszíni ellenőrzést előzetes, írásbeli egyeztetés alapján, munkaidőben, a többi ügyfél adatainak érintése nélkül teszünk lehetővé; ennek indokolt költségét a Felhasználó viseli. A Szolgáltató a saját ellenőrzéseinek eredményét (például automata próbák jegyzőkönyvét) is megoszthatja.
9. Adattovábbítás harmadik országba
Az adat tárolása az Európai Unióban történik. Az Unión kívüli feldolgozás két helyen fordul elő, és mindkettő a fenti táblázatban áll: a Cloudflare hálózata (a forgalom áthaladása) és a Stripe anyavállalata. Mindkettőre az Európai Bizottság szabványos szerződési feltételei és további garanciák érvényesek. Ezen kívül a Szolgáltató egyetlen további harmadik országba továbbít adatot: arra a végpontra, amelyet a Felhasználó ad meg — ennek megválasztása és jogszerűsége a Felhasználó döntése és felelőssége.
10. Kapcsolódó dokumentumok
Általános Szerződési Feltételek · Adatvédelmi tájékoztató · Cookie-szabályzat · Impresszum. Ellentmondás esetén a jelen megállapodás rendelkezései az adatfeldolgozás körében elsőbbséget élveznek.